注文書の入力をAIで効率化｜読取りからマスタ照合・販売管理ソフト連携まで

取引先ごとに書式の異なる注文書が、FAXやPDFで届く。
注文書を見ながら品名や数量を入力し、販売管理ソフトで商品コードを探し、さらに受注台帳Excelへ転記する。

このように、1件の注文書に対して同じ情報を何度も確認・入力しているケースは少なくありません。こうした作業は、単に注文書をAIで読み取るだけでは十分に減らせません。

注文書の読取りからマスタ照合、人による確認、Excelや販売管理ソフトへ取り込むデータの作成までを一つの流れにすることが重要です。

この記事では、注文書が届いてから販売管理ソフトへ取り込むまでの流れと、導入前に確認しておきたいポイントを紹介します。

注文書入力では「文字を打つ以外」の作業にも時間がかかる

注文書の入力作業というと、品名や数量をパソコンに入力する作業をイメージしがちです。

しかし実際には、取引先独自の品番から自社の商品を探したり、「箱」「個」などの単位を確認したり、販売管理ソフトに登録する商品コードを調べたりする時間もかかっています。

現在の作業	手間がかかる理由	効率化する方向
品名・数量・納期を確認する	取引先ごとにレイアウトや項目名が異なる	AIで必要な項目を抽出する
得意先・商品コードを探す	略称や取引先独自の品番が使われる	マスタと照合し、コードを特定・候補表示する
Excelと販売管理ソフトへ入力する	同じ明細を別の形式へ何度も入力する	確認済みデータから各形式へ出力する
入力内容をチェックする	数量や品番の取り違えを防ぐ必要がある	原本と照らし合わせて必要な箇所を確認する

そのため、注文書入力を効率化するときは、「AIで文字を読めるか」だけを見るのではなく、読取り後の商品特定や入力先への連携まで含めて考えることが大切です。

AI読取りから販売管理ソフトへの取込までの流れ

基本的な処理は、次の6つの工程で進めます。

紙で届いたFAXは、最初に画像やPDFとして保存します。

01　注文書を保存する

FAX・PDF・画像など、届いた注文書を処理できる形で用意します。

02　AIが注文書を読み取る

取引先名、品名、数量、納期など、受注処理に必要な項目を注文書から抽出します。

03　商品・取引先マスタと照合する

読み取った内容を、自社で使用している取引先マスタや商品マスタと照合します。

自社の商品コードが記載されていればそのコードを確認し、取引先独自の品番であれば対応する自社商品を探します。

04　担当者が確認・修正する

原本の注文書と読取結果、マスタ照合結果を確認します。

明確に判断できる明細はそのまま処理し、候補が複数ある商品や読み取れない文字など、人の判断が必要な箇所を中心に確認する形にします。

05　Excel・CSVを作成する

確認済みのデータから、受注台帳Excelや販売管理ソフト取込用CSVを作成します。

06　販売管理ソフトへ取り込む

利用者が販売管理ソフトの取込機能を使い、作成したデータを取り込みます。

取り込んだ後は、数量や商品コード、金額などが正しく登録されているかを確認します。

大切なのは、注文書を「AIで読めること」ではありません。

読み取った情報を、そのまま日々の受注処理につなげられることです。

そのため、CSVを作成して終わりではなく、実際に販売管理ソフトへ取り込み、正しく登録されるところまで確認することが重要です。

商品・取引先マスタと照合する理由

マスタとは、商品コード・商品名・取引先コードなどを管理する台帳です。

注文書に書かれている文字をそのまま販売管理ソフトへ入力できるとは限りません。

例えば、注文書に、

「保護キャップ 白」

と書かれていたとします。

一方、自社の商品マスタには、

• 保護キャップ 白 10mm
• 保護キャップ 白 12mm

という2つの商品が登録されているかもしれません。

この場合、「保護キャップ 白」という文字をAIが正しく読み取れたとしても、サイズが分からなければ商品コードを確定できません。

つまり、注文書を正しく読み取ることと、販売管理ソフトに登録する商品を正しく特定することは別の問題です。

受注入力を効率化するためには、読取り後のマスタ照合まで含めて仕組みを作る必要があります。

注文書の状態	照合・確認方法
自社の商品コードが記載されている	商品マスタに存在するコードか確認する
取引先独自の品番が記載されている	対応表などを使って自社商品コードへ紐づける
品名が略称で、候補が複数ある	規格・単位などを確認し、担当者が選択する
マスタに該当する商品がない	保留し、商品登録や取引先への確認を行う

実際の導入では、現在使用している商品マスタ・取引先マスタに加えて、必要に応じて取引先独自の商品名や品番を読み替えるための対応情報も確認します。

AIにすべて判断させず、人が確認する仕組みにする

注文書には、AIだけでは判断できない情報が含まれることがあります。

例えば、

• 品名は同じだが規格が異なる
• 「10箱」と「10個」の区別が必要
• 手書きの訂正が入っている
• 商品マスタに該当商品が存在しない
• 印字が薄く、一部の文字を読み取れない

といったケースです。

こうした情報をAIの推測だけで確定させるのではなく、判断が必要な箇所を担当者が確認できる仕組みにします。

人が主に確認するのは、取引先、商品、数量、単位、納期、明細の抜けなどです。

単価を扱う場合には、どの価格を適用するかも確認対象になります。

すべての項目を最初から入力し直すのではなく、AIが読み取り・照合した結果をもとに、必要な箇所だけを確認・修正することで、入力作業を減らしていきます。

受注台帳Excelは、今の運用に合わせて出力する

注文書の内容を受注台帳Excelでも管理している場合は、現在使用している列名や並び順に合わせてデータを出力します。

元の注文番号、商品、数量、単位などを一覧で確認できるようにしておくことで、問い合わせ対応や後日の照合にも利用できます。

現在使っているExcelを活用できれば、新しい管理方法へ全面的に切り替える必要はありません。

既存のExcelと販売管理ソフトの両方を使いながら、その手前にある入力作業を効率化することも可能です。

CSVは販売管理ソフトごとの取込仕様に合わせる

販売管理ソフトへデータを取り込む場合には、CSVファイルを利用できることがあります。

ただし、単にExcelをCSV形式で保存すれば取り込めるわけではありません。

販売管理ソフトごとに、

• 必要な項目
• 列の並び順
• 商品コードや取引先コード
• 日付形式
• 数値の形式
• 必須項目

などの取込条件が異なります。

そのため、利用中の販売管理ソフトの仕様に合わせてCSVを作成し、実際の取込試験で確認します。

弥生販売にも受注伝票のインポート機能があります。

必要項目や並び順などの条件は、弥生公式のインポート案内で確認できます。

機能があるかどうかだけではなく、利用中のバージョンや取り込みたい伝票の種類まで確認することが大切です。

自社の注文書で確認しておきたいポイント

導入前には、実際に自社へ届いている注文書を使ってテストします。

最初からすべての取引先の注文書を集める必要はありません。

まずは、日常的によく届く注文書や、現在入力に時間がかかっている注文書を中心に試すとよいでしょう。

例えば、次のような点を確認します。

• 元の注文書と、抽出・出力された明細数が一致しているか
• 得意先や商品が正しいコードに紐づいているか
• 「10箱」と「10個」など、数量と単位を取り違えていないか
• マスタに存在しない商品を誤って別の商品として登録していないか
• 確認・修正した内容がExcelとCSVへ正しく反映されているか
• 販売管理ソフトへ取り込んだ後も、数量や金額などが合っているか

通常の注文書だけでなく、手書き、FAX、訂正のある注文書、明細数の多い注文書なども含めると、実際の運用に近い確認ができます。

手書きや印字の薄いFAXは、元の画質によって読み取りやすさが変わります。

すべてを無理に自動処理するのではなく、読み取りが難しい注文書については従来の入力方法へ戻すなど、例外時の運用も決めておくと安心です。

効果は「AIの処理時間」ではなく「受注処理全体」で測る

AIを導入すると、AIが注文書を何秒で読み取れたかに注目しがちです。

しかし、実際に減らしたいのは担当者の作業時間です。

そのため効果を確認するときは、

注文書を開いてから、販売管理ソフトへの取込確認が終わるまで

の一連の作業時間を比較します。

例えば、

• 注文書から品名や数量を探す時間
• 商品コードを検索する時間
• Excelへ転記する時間
• CSVの並びを整える時間
• 入力後に内容を確認する時間

まで含めて測ります。

AIの読取り時間だけではなく、コード探しや二重入力、出力後の手直しまで減っているかを見ることで、実際の業務改善効果を確認できます。

今使っているExcelや販売管理ソフトに合わせて導入する

注文書入力を効率化するために、必ずしも新しい販売管理システムへ全面的に切り替える必要はありません。

オプティードでは、現在使用している注文書、商品・取引先マスタ、受注台帳Excel、販売管理ソフトを確認したうえで、

AI読取り → マスタ照合 → 人による確認 → Excel・CSV作成

までの流れを、現在の業務に合わせて構築します。

初期対応は弥生販売を想定しており、利用中のバージョンや取込条件を確認したうえで対応します。

他の販売管理ソフトについても、CSVなどの取込仕様を確認し、対応可能な範囲を検討します。

販売管理ソフトを利用していない場合には、受注台帳Excelへの転記を中心とした仕組みにすることも可能です。

「今使っているExcelはそのまま残したい」

「販売管理ソフトを入れ替えずに入力作業だけ減らしたい」

「自社の注文書でも読み取れるか試してみたい」

といった段階からでも、現在の運用を確認しながら導入方法を整理できます。