IT導入を検討するとき、まず目に入るのは月額の料金です。しかし、実際にかかる費用はそれだけではありません。初期設定、今のデータの移行、使い方の説明、導入後の修正など、料金表には出てこない費用や手間があります。
この記事では、IT導入の費用を何に分けて考えればよいか、見積もりで何を確認すればよいか、費用対効果をどう簡単に試算するかを整理します。
月額料金だけで比べると、判断を誤りやすい
たとえば、メールで届く問い合わせをExcelの一覧で管理していて、共有の受付一覧に切り替えたいとします。A案は月額が安く、B案は月額が高い。料金だけを見ればA案が有利に見えます。
ところが、A案は初期設定や今の一覧の移行が別料金で、社内で設定する手間も大きい。B案は設定と説明が含まれている。こうした違いがあると、1年間で見た負担は逆になることもあります。比べるときは、同じ期間（たとえば1年や3年）で、導入から運用までにかかる費用をそろえて並べます。
費用の全体を見ると、月額料金は目に見えやすい一部にすぎません。
費用を分けて考える
IT導入の費用は、次のように分けて考えると見落としを防げます。
| 費用 | 内容の例 | 見落としやすい点 |
|---|---|---|
| 初期設定 | アカウント作成、画面や項目の設定 | 「設定一式」に何が含まれるか |
| ライセンス | ツールの月額・年額の利用料 | 人数や件数が増えたときの料金 |
| データ移行 | 今のExcelなどから記録を移す | 移す期間・件数、移した後の確認 |
| 業務整理 | 項目やルール、担当を決める | 外部に頼むか、社内で行うか |
| 開発・自動化 | 通知や転記の自動化、他の仕組みとの連携 | 例外への対応、修正の費用 |
| 教育 | 使い方の説明、手順書 | 新しく入った人への説明 |
| 保守 | 問い合わせ対応、不具合や変更への対応 | どこまでが料金内か |
見積書に載っていない項目があれば、不要なのか、別途費用がかかるのかを確認します。分からない項目を0円として計算しないことが大切です。
社内で行う作業にもコストがある
外部への支払いだけが費用ではありません。受付の項目を決める、古い一覧を整理する、移した記録を確認する、社員へ使い方を説明する。こうした社内の作業にも時間がかかります。
外部への支払いが少ない案でも、社内の準備が多ければ、担当者の通常業務を圧迫します。見積もりを比べるときは、社内で誰が、どれくらいの時間を使うかも書き添えておくと、現実的な比較ができます。
安いツールでも、運用の負担が大きい場合がある
料金が安いツールでも、次のような場合は運用の負担が大きくなります。
- 設定や修正を、社内の特定の人しかできない
- 項目を一つ変えるにも、外部への依頼が必要
- 使い方が分かりにくく、問い合わせが頻繁に来る
- 今のExcelと新しいツールの両方を更新し続けている
何年使うかを考えると、毎月の料金差より、こうした運用の手間の方が大きくなることもあります。
見積書で確認したい項目
見積もりを受け取ったら、次の点を確認します。
| 確認すること | 質問の例 |
|---|---|
| 範囲 | どの作業・成果物まで含まれていますか |
| 移行・教育 | 今のデータの移行や、使い方の説明は含まれますか |
| 追加料金 | 人数・件数・項目が増えると、追加料金はかかりますか |
| 保守 | 導入後の修正や問い合わせは、どこまで料金内ですか |
| 契約期間・解約 | 最低契約期間や、解約時の条件はありますか |
| データの取り出し | やめるときに、記録を取り出せますか |
複数の見積もりを比べるときは、範囲をそろえることが大切です。片方は担当者への通知まで含み、もう片方は記録だけ、という状態では、金額を比べても意味がありません。
問い合わせ受付の例で、見積もりの範囲による違いを比べると次のようになります。
費用対効果を簡単に試算する
導入する価値があるかは、削減できる時間と、かかる費用を比べると判断しやすくなります。最初は、月に削減できる時間 × 1時間あたりの人件費という簡単な計算で十分です。
たとえば、問い合わせの転記と確認に月10時間かかっていて、それが月4時間になるなら、削減は月6時間です。これに人件費の目安を掛けて1年分の効果を出し、初期費用・利用料・保守に、社内の準備や管理に使う時間も加えた1年間の費用と比べます。
ただし、時間が減っても、その分の給与がそのまま減るわけではありません。浮いた時間を何に使うかも合わせて考えます。また、転記が減っても確認や修正の手間が増えていないかは、導入後に実際の時間で確かめます。
補助金は補足として考える
IT導入には、補助金を使える場合があります。ただし、補助金ありきで検討すると、制度の対象に合わせて不要な機能を加えたり、申請や報告の手間が増えたりすることがあります。
まず、補助金がなくても続けられる費用かを確認し、そのうえで使える制度があれば検討する、という順番がおすすめです。補助金を検討する場合は、契約・発注の前に、対象経費や手続きの順序、導入後の報告などの条件を公式の公募要領で確認してください。制度によっては、交付決定より前に発注・契約・支払いをすると、補助金を受けられません。
最初から全社導入せず、小さく試す方法もある
費用の見通しが立たない場合は、最初から全社で導入せず、一部の業務や担当者で試す方法もあります。試してみると、本当に必要な機能や、社内でかかる手間が見えてきます。
試し方は、「IT導入を小さく試す｜現場と決める範囲・確認・戻し方」で整理しています。方法そのものに迷っている場合は、「Excel・クラウド・AI、どれを選ぶ？仕事の条件から決める」も参考にしてください。
費用の考え方に迷うときは
オプティードでは、変える範囲と残す運用を整理したうえで、費用の内訳が分かる形で見積もりをご案内しています。予算や件数がまだ決まっていない段階でもご相談いただけます。
まずは支援の内容や進め方を知りたい場合は、スモールDX支援のページをご覧ください。
